Star Wars Retro (1,5 Std., 5 Leute)

Die Idee von Mottoretros (Piraten, Weihnachten) wie sie Marc Löffler beschreibt, klingt sehr witzig. Man hat damit die Möglichkeit, das Team völlig aus dem Alltag zu reißen, was sowohl Spaß macht als auch hoffentlich neue Erkenntnisse bringt, weil Routine einen auch daran hindern kann, auf neue Ideen zu kommen bzw. altes in Frage zu stellen. Metaphern sollen außerdem dabei helfen, leichter über Problematisches zu sprechen.

Da Episode VII bald ins Kino kommt, sind mein Mann und ich gerade mal wieder im Star Wars Fieber und von einem meiner Teammitglieder weiß ich, dass er ein sehr großer Fan ist.

Das Team macht normalerweise einstündige Retros. Diesmal geht es um den Jahresrückblick, deshalb setze ich die Retro für eineinhalb bis zwei Stunden an. Da ich in diesem Team eine Timebox für alle Sprintwechselmeetings (Review, Retro, Planning) anstatt einzelner Meetings an verschiedenen Tagen eingeführt habe, sind wir in der Dauer der einzelnen Meetings flexibler. Und kurz vor Weihnachten benötigen wir nicht viel Zeit fürs Planning.

Set the Stage

Da-da-dadadadaa-daa-dadadada! Ich beginne mit der Filmmusik, um die richtige Stimmung zu erzeugen. Perfekt dazu ist der http://www.starwars.com/games-apps/star-wars-crawl-creator, läßt aber nur einen kurzen Absatz zu - mehr Text bietet http://alienryderflex.com/crawl/, mit dem man auch seine eigene Einleitung schreiben kann, allerdings muss man die Frames noch zu einem Video konvertieren, z.B. mit http://imagej.net/Downloads und man benötigt zusätzlich die Ouvertüre, während diese im beim Online Generator direkt mitabgespielt wird. 

Ich beschreibe den Verlauf des Projekts als Kurzgeschichte. Hier einige Ausschnitte.

"When this project set off back in November 2014, it started with Alice from planet abc [Kunde] and Bob from planet xyz [Dienstleister].

As the early prototype was finished, Catherine and Dennis from planet xyz joined the crew in January to start developing the first version of the app.

Emily accompanied Alice in her quest for testing and community management.

In April, Catherine and Dennis parted with the crew.

After the successful launch, Alice and Bob continued their journey, joined again by Catherine in June.

In August, the former crew member Dennis reunited with them and also a young padawan was introduced: Fred.

As the year 2015 came to an end, first Dennis and then Fred left the crew in favor of other endeavors. The core crew - Alice, Bob and Catherine - continues their path towards a christmas release.

Now we have gathered to inspect and adapt our use of the Force - which tendencies led us to the Dark and wich to the Light Side..."

Bei einer Motto-Retro kommt es darauf an, die Stimmung mit vielfältigen Mitteln (Musik, Bilder, etc.) zu transportieren. Ich hab mich bei dem Text-Crawl-Intro für Englisch entschieden, weil Worte wie "crew", "join", "reunite", "journey", "endeavor", "gather", usw. (zumindest bei mir) noch eine stärkere Assoziation mit SciFi und einer epischen Geschichte auslösen und mehr Distanz und damit einen anderen Blickwinkel erzeugen. Ob das diesen Effekt hat, hängt aber von den Teilnehmern ab und ich würde mich nur für dieses Stilmittel entscheiden, wenn das Team gut Englisch kann, sonst führt das eher zu Verwirrung.

Im Anschluss an die kurze Filmvorführung frage ich die Teilnehmer, was ihnen aufgefallen ist, was sie an dieser Zusammenfassung überrascht hat und welche Ereignisse für sie noch sehr präsent waren.

Gather Data

Als nächstes sollen die Teilnehmer aus mehreren Bildern der Star Wars Hauptcharaktere einen auswählen, der ihre Rolle im Team gut beschreibt. Jeweils zweimal habe ich folgende Charaktere ausgedruckt: Anakin, C3PO, Chewbacca, Darth Sidious, Han Solo, Jar Jar Binks, Leia, Luke, Obi Wan Kenobi, Padme Amidala, Qui-Gon Jinn, R2D2, Stormtrooper, Darth Vader, Yoda. Dazu kann man folgendes Bildarchiv nutzen: http://www.iconarchive.com/show/star-wars-characters-icons-by-jonathan-rey.html

Außerdem wählen die Teilnehmer ein Jedi-Zitat aus, das sie zu ihrem Motto der heutigen Retro erklären. Folgende Zitate fand ich passend:

Um die Stimmung besser zu transportieren, drucke ich die Zitate in der Star Wars Schrift aus: http://fontmeme.com/star-wars-font/

Nachdem jeder einen Charakter und ein Zitat gefunden hat, stellen die Teilnehmer beides nacheinander vor und hängen es auf.

Generate Insights

Aus den Daten der Sprints, die wir betrachten wollen, habe ich ein Diagramm erstellt, dass die Anzahl veröffentlichter Releases, erreichter Story Points, geschaffter Chores, gefixter Bugs und die Teamstärke im Verlauf des Projekts zeigt.

Vorbereitend habe ich dieses Diagramm an die Wand projiziert und die Grafik abgezeichnet.

Ich teile die Timeline in drei Abschnitte: Naboo, Tatooine und Alderaan.

Die Teilnehmer sollen jetzt im Speed Dating in wechselnden Paaren Zettel zu folgenden Fragen zu schreiben: "Welche Ereignisse gab es in dem Abschnitt?" (gelb), "Was führte uns zur Dunklen Seite der Macht?" (rot) und "Was führte uns zur Hellen Seite der Macht?" (grün).

Fürs Speed Dating macht es Sinn, vorher eine Matrix zu erstellen, die jeden Teilnehmer in mehreren Runden jedem anderen Teilnehmer zuordnet. Wenn man auf den Zufall vertraut, kann es sein, dass am Ende die Rechnung nicht aufgeht und man mehr Runden machen muss, als nötig, bis jeder mit jedem anderen einmal gesprochen hat. Bei einer ungerade Anzahl Teilnehmer muss jeder eine Runde lang aussetzen.

3 Teilnehmer

	C	B
A	1	3
B	2	X

4 Teilnehmer

	D	C	B
A	1	2	3
B	2	1	X
C	3	X	X

5 Teilnehmer

	E	D	C	B
A	1	5	4	3
B	2	1	5	X
C	3	2	X	X
D	4	X	X	X

6 Teilnehmer

	F	E	D	C	B
A	1	4	2	5	3
B	2	1	5	4	X
C	3	2	1	X	X
D	4	3	X	X	X
E	5	X	X	X	X

Die Buchstaben sind Platzhalter für die Namen der Teilnehmer und die Nummer ist die Runde, in der sich beide Teilnehmer daten.

In meinem Fall sind es 5 Teilnehmer, also haben wir fünf Runden à 3 Minuten.

Wenn die Runde beginnt, sollen die Paare spontan entscheiden, auf welchem der Planeten sie sich daten wollen. Zu diesem Abschnitt sammeln sie dann Ereignisse und Aktionen für die Dunkle und die Helle Seite der Macht. So füllt sich die Timeline Runde für Runde.

Das Speed Dating soll dabei helfen, möglichst viele verschiedene Sichtweisen und Informationen einfließen zu lassen, indem mehrere Paare gleichzeitig diskutieren und diese sammeln. Außerdem beteiligt es jeden gleichermaßen und trägt so zum gleichberechtigten Austausch untereinander bei.

Im Anschluss ans Speed Dating bitte ich einen Teilnehmer, die Timeline einmal zusammen zu fassen und die Geschichte nochmal mit den jetzt gesammelten Informationen zu erzählen. Andere Teilnehmer dürfen ergänzen.

Decide What to Do

Anschließend diskutiert das Team die Timeline. Da das Projekt beendet ist und jetzt in die Wartung übergeht, war die Zielsetzung dieser Diskussion nicht wie üblich Action Steps oder Ziele fürs nächste Jahr zu erarbeiten, sondern Risiken und Tipps für diese neue Phase und die Übergabe zu sammeln.

Diese schreibe ich zur Visualisierung auf und hänge sie über die Timeline.

Close the Retrospective

Ich beende die Retro mit einem ROTI und gebe allen Star Wars Sticker mit (gibts gerade bei REWE =P).

Feedback & Erkenntnisse

Das Star Wars Text Crawl Intro mit der Ouvertüre war super, um dem Team den Einstieg in die Jahresabschluss Retro zu geben. Ich dachte 4 Minuten Crawl Text sind eventuell zu lang, sodass die Teilnehmer gelangweilt werden, hatte aber keine Möglichkeit, die Ereignisse weiter zu kürzen. Von den Teilnehmern habe ich direkt das Feedback bekommen, dass sie selbst überrascht waren, wie viel im Projektverlauf passiert ist, was sie nicht mehr präsent hatten. Sie sind beim Lesen nicht abgedriftet, sondern waren interessiert und haben auf die einzelnen Passagen mit Lachen oder Aha-Momenten reagiert.

Zwei von fünf Teilnehmern kannten Star Wars nur vom Hörensagen, haben sich aber gut auf das Thema eingelassen und hatten trotzdem ihren Spaß. Bei der Auswahl des Avatars haben sie einfach einen gewählt, der optisch zu ihrer Rolle im Team passte und konnten diese Methode trotzdem mitmachen. Die Dunkle und die Helle Seite der Macht erklärt sich auch einfach.

Die vorbereitete Timeline war viel wert und wurde von den Teammitgliedern gut genutzt, um sich Ereignisse an Hand der Statistiken in Erinnerung zu rufen. Zusätzlich habe ich ihnen die Datenbasis für die Grafik auf meinem Notebook zur Verfügung gestellt. Insbesondere der- / diejenige, der / die gerade beim Speed Dating aussetzen musste, konnte sich die Daten nochmal anschauen, um neue Impulse zu geben.

Das Speed-Dating hat insgesamt gut funktioniert. Ursprünglich hatte ich fünf Minuten geplant, mich dann aber in der ersten Runde für drei Minuten entschieden, weil ich Sorge hatte, dass das Format sonst in der fünften Runde kein neuen Zettel mehr generiert und sich totläuft. Ich habe aber das Feedback bekommen, dass fünf Minuten besser gewesen wären, weil es auch Paare gab, die in ihrer Runde nur zwei Zettel schreiben konnten.

Variante vom Kettenbrief: Statement als Intro für die WordCloud (1 Std. Retro, 3 Leute)

Nachdem der Kettenbrief und die WordCloud zwar gute Ergebnisse erzielt, aber in einer einstündigen Retro zu viel Zeit in Anspruch genommen haben, sodass die Phase Decide What to Do zu kurz kam, hab ich nach einer anderen kürzeren Methode gesucht, an die man die WordCloud anschließen kann.

(Ich beschreibe hier nur die Kernphasen der Retro. Trotzdem gehören Set the Stage, das Review der bisherigen Action Steps und Close the Retrospective zum gesamten Meeting natürlich dazu.)

Gather Data

Statement (15 min)

Schreibe zwei Fragen ans Whiteboard. Gib den Teilnehmern Zettel und Stift und bitte sie zu jeder dieser Fragen ein Statement in ein bis drei Sätzen zu schreiben.

Die Fragen, die ich gestellt habe, waren stark auf die aktuelle Projektsituation bezogen und konkret. Aus der Retro, in der ich den Kettenbrief verwendet habe, habe ich mitgenommen, dass zu generelle Fragen eher zu generellen Antworten führen. Man muss sich natürlich bewusst sein, dass man mit diesen Fragen die Retro in eine Richtung lenkt und es sollten Fragen sein, die das Team im letzten Sprint auch beschäftigt haben, damit man dem Team nichts aufdrängt.

Anschließend sollen die Teilnehmer ihr Statement vorlesen und unter die jeweilige Frage hängen.

Generate Insights 

Word Cloud (10 min)

Teile die Teilnehmer in je eine Gruppe pro Frage auf und bitte sie gemeinsam die Wörter auf den Statements zu markieren, die mehrfach genannt wurden. Auch Wortstämme werden mitgezählt, also zum Beispiel "planen" und "Planung". Jedes der Wörter, das mindestens zweimal genannt wird, ist ein mögliches Gesprächsthema und wird auf ein Post-it geschrieben. Darauf wird die Anzahl Nennungen notiert.

Dot vote (5 min)

Gib jedem Teilnehmer Klebepunkte und bitte sie, den Themen, in denen sie das meiste Potential sehen und über das sie gerne mit dem Team sprechen möchten, Punkte zu geben.

Wenn die WordCloud zu viele Themen enthält, definiere eine Anzahl Nennungen, die ein Thema mindestens haben muss, um bepunktet werden zu dürfen.

Decide what to do

Offene Diskussion von zwei Themen und Finden von Action Steps (je 10 min)

Feedback

Die Idee, mit dem Statement zur WordCloud zu kommen, fand das Team gut. Allerdings fällt sowohl beim Statement als auch beim Kettenbrief auf, dass die Wörter aus den Fragen im Text aufgegriffen werden und so die WordCloud beeinflussen. Vielleicht sollte man die Regel setzen, dass die Frage im Text nicht wiederholt werden soll oder dass Wörter aus der Frage nicht zur WordCloud zählen.

Außerdem regten zwei Teilnehmer an, dass man die WordCloud nicht nach Wortstamm, sondern nach Synonymen clustern sollte, da sonst drei unterschiedliche Worte mit gleicher Bedeutung nicht in die WordCloud aufgenommen werden. Das wirkt auf mich aber eher schwierig, weil dann Diskussionen entstehen, welche Worte zusammengehören.

Erkenntnisse

Der Kettenbrief bietet den Teilnehmern mehr Interaktion als das Statement, ist aber eine funktionierende Alternative für kurze Retros.

Die WordCloud führt zu weniger abstrakten Begriffen als das Clustern von Zetteln, die man z.B. mit Mad, Sad, Glad oder Start, Stop, Continue gesammelt hat. Das kann hilfreich sein, wenn das Team bei solchen Aktivitäten immer wieder auf die gleichen Themen kommt, z.B. "Team", "Prozess", "Operating"...

Wie macht man eine gute Retro?

Als ich den Blog gestartet habe, haben mich vor allem die Fragen beschäftigt, wie sich eine Retro innerhalb der Timebox strukturieren lässt, also wie viel Zeit man pro Phase einplanen sollte und wie man einen roten Faden zwischen den Phasen erzeugt.

Als Entwicklerin war ich in den Teams, in denen ich bisher gearbeitet habe, Retros alle zwei Wochen gewohnt, die zwei oder zweieinhalb Stunden dauerten und dachte, das wäre auch eine sinnvolle Zeit.

Nachdem ich jetzt als Prozessbegleiterin mit zwei sehr kleinen Teams gearbeitet habe, das eine schon recht routiniert, das andere noch neu zusammengestellt, habe ich festgestellt, dass die Antwort auf die Frage nach der Dauer der Retro ist: "it depends".

Diese Teams haben jeweils einstündige Retros und kommen in dieser Zeit trotzdem zu Ergebnissen, die sie weiterbringen.

Ester Derby und Diane Larsen meinen sogar in diesem Talk, dass in manchen Situationen mit manchen Teams 5 minütige Retros effektiv sein können, auch wenn alle Phasen berücksichtigt werden sollten. Das würde ich gern mal sehen.

Mit dem routinierten Team plane ich eine Jahresabschluss-Retro, dafür werden wir wahrscheinlich mehr Zeit als eine Stunde benötigen. Ich glaube, dass es schon wichtig ist, mal längere Retros zu machen, um es dem Team zu ermöglichen, seine Potentiale noch tiefer zu betrachten. Aber sie regelmäßig zu verhaften, obwohl sie sich auch in kurzer Zeit reflektieren können, ist nicht agil.

Was den roten Faden angeht, zieht sich dieser meiner Meinung nach durch Gather Data, Generate Insights und Decide What To Do.

In diesen Phasen kann man die Methoden nicht wahllos kombinieren, sondern muss sie ineinander übergehen lassen. 

Die Phasen Set the Stage und Close the Retro sind von diesem Kern eher entkoppelt.

Interessant finde ich auch die Idee, in diesen beiden Phasen die gleiche Methode zu verwenden, um den Kreis zu schließen.

Deshalb werde ich jetzt das Format meiner Blogbeiträge ändern, wenn ich von Retros berichte, und entweder die Methoden im Kern oder am Rand beschreiben.