Dienstag, 20. Oktober 2015

Mad, Sad, Glad und Circle of Questions (2 Std. Retro, 7 Leute)

Voraussetzungen


Dauer: 2 Stunden
Team: 6 Entwickler, 1 Product Owner

Vorbereitung


(Die Methoden, die ich hier vorstelle, sind nicht meine eigenen Ideen, sondern stammen aus diversen Büchern, Blogs, aus Erfahrungen als Teilnehmerin an Retros, usw. Ich wandle die Methoden allerdings gern ein wenig ab oder kombiniere sie anders, sodass ich hier vorstelle, wie ich sie durchführe.)

Set the Stage


Review der letzten Action Steps mit Take A Stand (5 min)

Markiere den Boden mit Zetteln mit den Worten "Super", "Ok" und "Furchtbar" in einer imaginären Linie. Halte die bisher erarbeiteten Action Steps des Teams bereit.

Nun soll sich zunächst ein Teilnehmer einen Action Step verdeckt ziehen und vorlesen. Anschließend stellt sich jeder Teilnehmer an der Linie auf, wie er oder sie glaubt, dass der Action Step bereits umgesetzt wurde - von "Super" bis "Furchtbar".

Mache ein Foto vom Team und dem hochgehaltenen Action Step, um den Fortschritt des Action Steps zu dokumentieren. Fordere dann den nächsten Teilnehmer auf, sich auch einen Action Step zu nehmen und wiederhole Take A Stand, bis es zu allen Action Steps Meinungsbilder gibt, wie gut sie bisher umgesetzt wurden.

Gather Data


Mad, Sad, Glad

Bei mindmatters gibt es eine Variante von Mad, Sad, Glad, die mich immer noch etwas verwirrt, weil sie anders ist, als ich diese Methode in anderen Firmen kennen gelernt habe. Allerdings ist so etabliert, dass ich daran nichts ändern werde, um nicht meinerseits andere Leute zu verwirren.

Bitte die Teilnehmer, folgende Dinge auf Post-its zu schreiben: (5 min)

Dinge, die den Teilnehmer froh machen (Glad) auf grüne Post-its.

Dinge, die den Teilnehmer verärgern (Mad) auf gelbe Post-its. Diese Dinge liegen im Einflussbereich des Teams und können hoffentlich in der Retro gelöst werden.

Dinge, die den Teilnehmer traurig machen (Sad) auf rote Post-its. Das sind Dinge, die außerhalb des Einflussbereichs des Teams liegen und daher nicht in der Retro gelöst werden können.

Während die Teilnehmer ihre Zettel schreiben, hast Du Zeit, die bisherigen Action Steps als Reminder ans Whiteboard zu hängen.

Nacheinander hat jeder Teilnehmer die Gelegenheit einen Zettel vorzulesen, zu erläutern und aufzuhängen. (10 min)

Das Aufhängen geht reihum und jeder hängt immer nur einen Zettel auf, damit jeder gleichmäßig gehört wird und nicht der letzte sich nur noch seinen Vorrednern anschließen kann. Wenn man eine Aussage hat, die schon genannt wurde, darf man diesen zu dem entsprechenden Zettel dazu hängen und dennoch einen neuen Zettel aufhängen.

Cluster (5 min)

Bitte die Teilnehmer nach vorne zu kommen, die aufgehängten Zettel zu gruppieren und dazu ein Oberthema zu finden. Dieses Oberthema sollen sie auf einen anders farbigen Zettel schreiben und dazu hängen. Wenn es Zettel gibt, die keinem Thema zugeordnet werden können, dürfen sie alleine hängen, das sollte aber die Ausnahme sein.

Indem man alle Teilnehmer bittet, gemeinsam zu Clustern, entsteht mehr Dynamik, als wenn einer clustert und der Rest des Teams den Prozess im Sitzen kommentiert.

Dot vote (5 min)

Gib jedem Teilnehmer 6 Klebepunkte und bitte sie, den Themen, in denen sie das meiste Potential sehen und über das sie gerne mit dem Team sprechen möchten, Punkte zu geben. Einzelne Karten, die ohne Oberthema sind, dürfen auch bepunktet werden.

Jeder Teilnehmer darf einen Thema 3 Punkte geben, einem anderen 2 und einem weiteren 1 Punkt. Diese Aufteilung führt in der Regel zu klareren Abständen.

Zähle die Anzahl Klebepunkte auf den Themen. Die Themen mit der höchsten Punktzahl werden vom Team diskutiert, um Verbesserungspotentiale zu identifizieren.

Ziel ist es, Action Steps zu identifizieren, die das Team im nächsten Sprint berücksichtigt, um diese Verbesserung aktiv voran zu treiben.

Generate Insights 


Circle of Questions für zwei Themen (je 30 min)

Bitte die Teilnehmer aufzustehen und einen Kreis zu bilden. Du benötigst einen kleinen Ball, den die Teilnehmer sich zuwerfen können.

Ein Teilnehmer fängt an: Er oder sie spricht einen anderen Teilnehmer mit Namen an, wirft ihm oder ihr den Ball zu und stellt ihm oder ihr eine Frage, die einen Bezug zu dem zu diskutierenden Thema hat. Anschließend setzt sich der Fragesteller.

Der nächste Teilnehmer antwortet kurz und prägnant auf die Frage und ist dann selbst an der Reihe eine Frage zu stellen.

Man darf nur denjenigen eine Frage stellen, die noch keine Frage beantwortet haben. Der letzte stellt dem ersten seine Frage. So ist sichergestellt, dass jeder gleichmäßig involviert ist.

Wenn alle sitzen, beginnt die zweite Runde und wer eine Frage gestellt hat, steht wieder auf.

Wenn alle wieder stehen, bittest Du die Teilnehmer die Augen zu schließen und Dir per Daumen hoch oder Daumen runter folgende Frage zu beantworten:

"Kannst Du Dir einen Action Step vorstellen, der euch helfen würde, euch in Bezug auf Thema XY zu verbessern?"

Wenn keine oder nur wenige Leute die Frage mit "Ja" beantworten, bitte die Teilnehmer die Augen zu öffnen und eine weitere Runde zu machen.

Wiederhole das Vorgehen, bis es Action Steps gibt oder die Zeit zu Ende ist. Gehe dann für das Thema in "Decide what to do" über und wiederhole "Generate Insights" und "Decide what to do" für das zweite Thema.

Indem jeder Teilnehmer einem anderen Teilnehmer eine Frage stellt, konzentriert sich derjenige nicht auf seine eigene Meinung, sondern darauf zu erfahren, was sein Kollege denkt. Das soll eine andere Sichtweise auf das Thema ermöglichen und zu mehr Verständnis im Team beitragen.

Von dem Team weiß ich, dass ihm in Diskussionen manchmal der Fokus fehlt und auch dass die Redezeiten nicht immer ausgeglichen sind. Dazu kommt, dass das Team mit 7 Leuten recht groß ist.

Deshalb wollte ich mit dieser Methode einen Rahmen bereitstellen, der dem Team hilft, effizient Action Steps zu erarbeiten.

Decide what to do


Action Steps erarbeiten (10 min)

Jeder Teilnehmer schreibt den Action Step auf, den er aus der Diskussion erkannt hat.

Anschließend liest jeder seinen vorgeschlagenen Action Step vor.

Fordere das Team auf, die gesammelten Action Steps zu einem oder mehreren zusammen zu führen und Einigkeit darüber zu erarbeiten.

Close the Retro


Aufräumen der alten Action Steps (5 min)

Sieh Dir mit dem Team nochmal die bisherigen Action Steps an und die Meinung, die das Team zu Beginn von der bisherigen Umsetzung des Action Steps hatte. Frage das Team, ob es Action Steps gibt, die sie als erledigt oder obsolet betrachten.

ROTI, Return On Time Invested (5 min)

Frage die Teilnehmer, wie sinnvoll sie die Zeit für die Retro investiert fanden.

Jeder Teilnehmer überlegt sich die Antwort auf diese Frage für sich. Alle Teilnehmer antworten gemeinsam, indem sie ihre Faust heben (Zeichen für: ich weiß meine Antwort) und dann gleichzeitig so viele Finger anzeigen, wie sie für richtig halten.

1 bedeutet, die Zeit war nicht sinnvoll investiert, ich hätte sinnvoller etwas anderes tun können.
3 signalisiert den Break Even, also die Zeit war nicht verschwendet.
5 bedeutet, dass die Ergebnisse so sinnvoll fürs Team und seine Effizienz waren, sodass diese Zeit nicht sinnvoller hätte genutzt werden können.
2 und 4 liegen jeweils dazwischen und sind auch gültige Werte.

Schreibe die einzelnen Ergebnisse auf und errechne den Durchschnitt.


Erfahrungen


Durchführung


Die Teilnehmer haben sich beim Circle of Questions sehr schwer damit getan, Fragen zu finden.

Als zwei Fragerunden beendet waren, konnten sich 4 von 7 Teilnehmern einen geeigneten Action Step vorstellen.

Da ich den Eindruck hatte, dass das Thema so generell und auch größtenteils außerhalb des Einflussbereichs des Teams ist (viele rote Karten), stellte ich spontan weitere Fragen, die die Teilnehmer mit geschlossenen Augen und Daumen hoch oder Daumen runter beantworteten:

"Glaubst Du, dass es überhaupt einen geeigneten Action Step für das Thema gibt?"
Von den 3 Teilnehmern, die sich keinen geeigneten Action Step vorstellen konnten, beantworteten zwei die Frage mit "Vielleicht" und einer mit "Ja".

"Möchtest Du den Circle of Questions noch weiter machen?"
Die Mehrheit antwortete mit "Nein".

Anstatt wie geplant die Teilnehmer den vorgeschlagenen Action Step aufschreiben zu lassen, bat ich dann die 4 Leute, den Action Step zu sagen, damit die 3 anderen sich nicht langweilten.

Das führte dazu, dass die mündlichen Action Steps sehr viel länger formuliert waren, als das auf einer Karte der Fall gewesen wäre.

Ausgehend von den genannten Action Steps bat ich dann das Team, diese zu bewerten, zu konkretisieren und ggf. aufzuschreiben. Dabei achtete ich darauf, dass keiner der initial genannten Action Steps unbeachtet blieb.

Es hat mich überrascht, dass das Team, obwohl es den Teilnehmern so schwer gefallen ist, während dem Circle of Questions Fragen und Antworten zu finden, dann in der offenen Diskussion so viel Zeit zum Reden brauchte.

Ich hatte erwartet, dass wir es schaffen, in der zweistündigen Retro zwei Themen zu diskutieren.

Allerdings hatte ich während der Diskussion den Eindruck, dass ich das Team unnötig hetzen würde, wenn ich auf die Timebox für das erste Thema bestehen würde und es noch Klärungsbedarf gab, bevor das Team zum ersten Thema Action Steps identifizieren könnte. Deshalb habe ich dem ersten Thema auch noch die Timebox für das zweite Thema zugewiesen.

Feedback


Einige Teilnehmer sagten mir, dass sie den Circle of Questions gut fanden.

Ein Teilnehmer regte an, dass man diese Methode vielleicht lieber bei einem konkreteren Thema nutzen sollte und meinte, für das Thema sei es schwer gewesen, Fragen zu finden.

Dass ich die vorgeschlagenen Action Steps immer wieder aufgegriffen habe, habe zu guter Gesprächsstruktur geführt.

Erkenntnisse


Die Diskussion war sehr holprig während der stark strukturierten Methode Circle of Questions (ca 20-30 min) und sehr flüssig, aber auch sehr länglich während der offenen Diskussion (ca 40-50 min). Mich würde interessieren, ob das Format, wenn es gelernt und bekannt ist, flüssiger funktioniert und dann auch den gewünschten Effekt hat. Ich werde den Circle of Questions auf jeden Fall wieder ausprobieren, um besser zu verstehen, unter welchen Bedingungen diese Methode sinnvoll ist.

Jedes Team ist anders. Und je größer das Team ist, umso mehr Zeit braucht es anscheinend für ein Thema.

Vom Plan abweichen ist ok, was zählt ist, dass das Team ein Ergebnis aus der Retro zieht.

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